Contestações de Frete e Custos de Porto
Em Resumo
- A papelada é reunida para você. O recibo da transportadora, o peso da balança, a tarifa que valia no dia e o prazo para registrar chegam num lugar só, ligados ao embarque a que pertencem.
- Os pesos são conferidos contra os documentos. Quando o peso do papel e o peso da balança não batem, essa diferença é apontada enquanto a carga ainda está em curso, e não depois que a cobrança já correu.
- A carta é redigida, não enviada. Uma pessoa com nome lê o caso, edita ou recusa, e esse aval fica no registro. Nada vai para a transportadora antes disso.
Contestações Que Perdem O Prazo Em Silêncio.
A maior parte das contestações não é perdida na discussão. São contestações que ninguém teve a manhã para montar, registradas tarde demais ou nunca registradas.
Onde Isso Dá Errado
Uma contestação exige achar o recibo da transportadora, o peso que o terminal anotou, a tarifa que valia na data e o prazo que a transportadora usa. Depois, exige escrever a carta. Isso é uma manhã de trabalho. Por isso só as maiores contestações ganham uma.
No porto é igual. A carga fica parada por um papel que falta, e uma cobrança diária começa a correr. O aviso chega junto com todo o resto da madrugada. Quando alguém liga essa parada à fatura, a cobrança já corre há dias.
Nada disso é questão de julgamento. É um problema de reunir as coisas.
Todas as provas já existem nos seus sistemas. Elas estão em quatro deles, em quatro formatos, e juntar tudo é a parte que ninguém tem tempo de fazer.
O Que Acontece No Lugar
As conferências rodam de madrugada contra os seus próprios registros. De manhã, a fila é o que de fato aconteceu, em ordem de prioridade, com os documentos anexados. Não é mais um painel para você ir procurar.
A contestação chega pronta: o recibo, a leitura da balança, a tarifa da data, o prazo e uma carta já redigida. Sobra para quem revisa uma pergunta só, que é a única que vale o tempo dela: este caso se sustenta?
Aprovar encerra o trabalho, em vez de começá-lo. A mensagem para a transportadora, o prazo e a atualização do seu sistema de registro saem da aprovação. Depois, por que uma contestação foi registrada se responde pelo registro, e não pela memória de alguém.
Como Você Vai Saber Que Funcionou
Todo número abaixo é seu, não nosso. Anote onde você está hoje, porque a linha de base se perde para sempre no momento em que as coisas melhoram.
- Quantas contestações possíveis você de fato registra. Pegue um trimestre dos registros de ocorrência da transportadora. Conte os casos pelos quais você poderia ter cobrado. Depois conte quantos você registrou, e se cada um ainda estava dentro do prazo da transportadora.
- Dias entre o fato e o registro. Os mesmos registros, medidos como um intervalo, e não como um total.
- Dias de sobrestadia e de detenção. São as cobranças diárias por segurar um contêiner além do tempo livre. Saem das faturas do terminal e da transportadora: um trimestre inteiro, por porto, separando os dias causados por papelada dos dias causados por fila no porto.
- Dias entre o fato e alguém perceber. Quando cada parada foi anotada, contra quando uma pessoa agiu pela primeira vez. Poucas equipes já contaram esse intervalo. As outras medidas dependem dele.
Traga uma rota ou uma transportadora e um trimestre de faturas.