Runink FACE · Réclamations fret
Ceci est un scénario pour Runink FACE — le Fulfilment Autonomous Claims Engine. Les réclamations ne sont pas une fonction annexe ici. Elles sont le C du nom du produit.
En Bref
- Les papiers sont réunis pour vous, et seulement ceux qui sont réellement là. La déclaration, le port, le motif du blocage, les documents qui manquent au dossier, le nombre de jours d'immobilisation et les frais journaliers arrivent au même endroit, rattachés à l'envoi auquel ils appartiennent.
- Les quantités sont confrontées de trois côtés. Le bon de commande, la facture et le connaissement sont comparés entre eux, et là où ils divergent, le constat nomme la paire et la taille de l'écart : connaissement contre commande, connaissement contre facture.
- La lettre est rédigée, pas envoyée. Une personne nommée lit le dossier, le corrige ou le rejette, et son accord reste au dossier. Rien ne part chez le transporteur avant cela.
Des Réclamations Qui Meurent En Silence.
La plupart des réclamations ne sont pas des dossiers perdus. Ce sont des dossiers que personne n'a eu la matinée de monter, déposés trop tard ou jamais déposés.
Où Cela Dérape
Une seule réclamation, cela veut dire retrouver quatre choses : le reçu du transporteur, la quantité notée par le terminal, le tarif en vigueur à la date, et le délai que le transporteur applique. Puis écrire la lettre. C'est une matinée de travail. Alors seules les plus grosses réclamations en obtiennent une.
Au port, c'est pareil. Une déclaration est bloquée faute d'un papier, et des frais journaliers commencent à courir. L'avis arrive avec tout le reste de la nuit. Le temps que quelqu'un rattache le blocage à la facture, les frais courent depuis des jours.
Rien de tout cela ne tient au jugement. C'est un problème de collecte.
Toutes les preuves existent déjà dans vos systèmes. Elles sont dans quatre d'entre eux, sous quatre formes. Les rapprocher est la partie que personne n'a le temps de faire.
À Qui Cela S'adresse
Un même problème de collecte, qui arrive sur trois bureaux sous trois formes différentes.
- Opérations réclamations. Ce qui arrive aujourd'hui, c'est un relevé du transporteur, un délai de dépôt et une matinée à chercher le reste — raison pour laquelle seuls les plus gros événements donnent lieu à une lettre. Ce qui change, c'est le début de la journée. La file, ce sont les dossiers que vos propres enregistrements soutiennent, classés, chacun portant l'envoi, les pièces et l'écart de quantité, avec la lettre déjà rédigée pour qu'une personne la juge.
- Conformité douanière. Ce qui arrive aujourd'hui, c'est un avis de blocage dans la pile de la nuit, et les frais journaliers courent depuis des jours quand quelqu'un rapproche enfin le blocage de la facture. Ce qui change, c'est le moment et la complétude. La déclaration, le motif invoqué par le terminal et les papiers qui manquent au dossier arrivent ensemble, le jour où le blocage est enregistré.
- Directeur financier. Ce qui arrive aujourd'hui, c'est une ligne de surestaries dans les comptes fournisseurs que personne ne rattache à une décision. Ce qui change, c'est ce que le chiffre veut dire. Le frais qui était évitable est montré à part des droits dus de toute façon, et chaque réclamation qui part porte le nom de la personne qui l'a validée.
Ce Qui Se Passe À La Place
Les contrôles tournent sur vos propres enregistrements, et la file du matin est ce que ces enregistrements disent vraiment, classée par ordre, avec les pièces jointes. Ce n'est pas un tableau de bord où aller chercher. Ne branchez rien et la file est vide : elle ne s'ouvre jamais sur des exemples déguisés en vos lignes.
Côté port, l'arithmétique est de la bonne espèce. Le nombre de jours d'immobilisation du conteneur, multiplié par les frais journaliers portés sur la déclaration, et rien d'autre. Les droits de douane sont volontairement laissés hors de ce chiffre : ils sont dus de toute façon, que le conteneur bouge aujourd'hui ou dans une semaine, et les ajouter gonflerait l'exposition du montant d'une facture que personne n'a évitée. Ce qu'on vous montre, c'est le frais qui était évitable, un nombre plus petit et plus utile que celui qu'impriment la plupart des outils.
Une réclamation arrive déjà montée : la déclaration, le blocage et le motif invoqué, les documents qui manquent au dossier, l'écart de quantité s'il y en a un, et une lettre rédigée. Il ne reste à votre relecteur qu'une question, la seule qui vaille son temps : est-ce que le dossier tient ?
C'est la validation qui envoie. La réponse nomme chaque étape exécutée et toute étape qui n'a pas pu l'être, au lieu de déclarer toute l'action faite. Personne n'apprend donc trois semaines plus tard que le dépôt n'est jamais parti. Plus tard, la raison d'un dépôt se lit au dossier. Pas dans les souvenirs de quelqu'un.
Comment Vous Saurez Que Cela A Marché
Chaque chiffre ci-dessous est le vôtre, pas le nôtre. Notez où vous en êtes aujourd'hui, car ce point de départ est perdu pour de bon dès que les choses s'améliorent.
- Combien de réclamations recevables vous déposez vraiment. Prenez un trimestre de relevés d'incidents du transporteur. Comptez les événements qui ouvraient droit à réclamation. Comptez ensuite ceux que vous avez déposés, et si chacun tenait encore dans le délai du transporteur.
- Le nombre de jours entre l'événement et le dépôt. Les mêmes relevés, mesurés comme un écart et non comme un total.
- Les jours de surestaries et de détention. Ce sont les frais journaliers pour garder un conteneur au-delà du temps libre accordé. Prenez les factures du terminal et du transporteur, sur un trimestre entier, port par port. Séparez les jours dus aux papiers des jours dus aux files d'attente au port.
- Le nombre de jours entre l'événement et le moment où quelqu'un le voit. Prenez la date à laquelle chaque blocage a été noté. Comparez-la à la date où une personne a agi pour la première fois. Peu d'équipes ont déjà compté cet écart. Tout le reste en dépend.
Apportez une ligne ou un transporteur, et un trimestre de factures.
La réclamation et le blocage au port décrits ci-dessus sont dessinés pour montrer la forme du travail. Ce ne sont pas les comptes rendus d'une mission chez un client. Cette page ne porte aucun taux de recouvrement, montant récupéré ni nom de client : un taux de recouvrement tiré des lignes de quelqu'un d'autre ne vous dirait rien des vôtres.
Les Questions Qu'une Équipe Réclamations Pose D'abord
Ce qu'il lit, qui signe, et ce que le dossier montre un an après.