Réclamations Fret et Frais de Port
En Bref
- Les papiers sont réunis pour vous. Le reçu du transporteur, le poids relevé au pont-bascule, le tarif en vigueur ce jour-là et la date limite de dépôt arrivent au même endroit, rattachés à l'envoi auquel ils appartiennent.
- Les poids sont confrontés aux documents. Quand le poids écrit sur les papiers et le poids lu sur la bascule ne concordent pas, l'écart est signalé pendant que la marchandise bouge encore, et non une fois les frais courus.
- La lettre est rédigée, pas envoyée. Une personne nommée lit le dossier, le corrige ou le rejette, et son accord reste au dossier. Rien ne part chez le transporteur avant cela.
Des Réclamations Qui Meurent En Silence.
La plupart des réclamations ne sont pas des dossiers perdus. Ce sont des dossiers que personne n'a eu la matinée de monter, déposés trop tard ou jamais déposés.
Où Cela Dérape
Une seule réclamation, cela veut dire retrouver quatre choses : le reçu du transporteur, le poids noté par le terminal, le tarif en vigueur à la date, et le délai que le transporteur applique. Puis écrire la lettre. C'est une matinée de travail. Alors seules les plus grosses réclamations en obtiennent une.
Au port, c'est pareil. Une déclaration est bloquée faute d'un papier, et des frais journaliers commencent à courir. L'avis arrive avec tout le reste de la nuit. Le temps que quelqu'un rattache le blocage à la facture, les frais courent depuis des jours.
Rien de tout cela ne tient au jugement. C'est un problème de collecte.
Toutes les preuves existent déjà dans vos systèmes. Elles sont dans quatre d'entre eux, sous quatre formes. Les rapprocher est la partie que personne n'a le temps de faire.
Ce Qui Se Passe À La Place
Les contrôles tournent la nuit sur vos propres enregistrements. Le matin, la file est ce qui s'est vraiment passé, classé par ordre, avec les pièces jointes. Ce n'est pas un tableau de bord où aller chercher.
Une réclamation arrive déjà montée : le reçu, le relevé, le tarif à la date, la date limite, et une lettre rédigée. Il ne reste à votre relecteur qu'une question, la seule qui vaille son temps : est-ce que le dossier tient ?
Valider met fin au travail au lieu de le lancer. Le message au transporteur, la date limite et la mise à jour de votre système de référence découlent tous de la validation. Plus tard, la raison d'un dépôt se lit au dossier. Pas dans les souvenirs de quelqu'un.
Comment Vous Saurez Que Cela A Marché
Chaque chiffre ci-dessous est le vôtre, pas le nôtre. Notez où vous en êtes aujourd'hui, car ce point de départ est perdu pour de bon dès que les choses s'améliorent.
- Combien de réclamations recevables vous déposez vraiment. Prenez un trimestre de relevés d'incidents du transporteur. Comptez les événements qui ouvraient droit à réclamation. Comptez ensuite ceux que vous avez déposés, et si chacun tenait encore dans le délai du transporteur.
- Le nombre de jours entre l'événement et le dépôt. Les mêmes relevés, mesurés comme un écart et non comme un total.
- Les jours de surestaries et de détention. Ce sont les frais journaliers pour garder un conteneur au-delà du temps libre accordé. Prenez les factures du terminal et du transporteur, sur un trimestre entier, port par port. Séparez les jours dus aux papiers des jours dus aux files d'attente au port.
- Le nombre de jours entre l'événement et le moment où quelqu'un le voit. Prenez la date à laquelle chaque blocage a été noté. Comparez-la à la date où une personne a agi pour la première fois. Peu d'équipes ont déjà compté cet écart. Tout le reste en dépend.
Apportez une ligne ou un transporteur, et un trimestre de factures.