Runink FACE · Reclamaciones de transporte
Este es un escenario de Runink FACE — el Fulfilment Autonomous Claims Engine. Las reclamaciones no son aquí una función lateral. Son la C del nombre del producto.
En Resumen
- El papeleo se reúne por usted, y solo las partes que de verdad están ahí. La entrada, el puerto, el motivo por el que está retenida, los documentos que faltan en el expediente, los días que lleva retenida y el cargo por día llegan a un mismo sitio, unidos al envío al que pertenecen.
- Las cantidades se comparan de tres maneras. El pedido de compra, la factura y el conocimiento de embarque se confrontan entre sí, y donde no coinciden el hallazgo nombra la pareja y el tamaño de la diferencia: conocimiento contra pedido, conocimiento contra factura.
- La carta se redacta, no se envía. Una persona con nombre lee el caso, lo edita o lo rechaza, y esa firma queda en el registro. Nada llega al transportista antes.
Reclamaciones Que Caducan En Silencio.
La mayoría de las reclamaciones no son discusiones perdidas. Son reclamaciones que nadie tuvo la mañana de preparar, presentadas tarde o no presentadas nunca.
Dónde Se Tuerce
Una reclamación obliga a buscar cuatro cosas: el recibo del transportista, la cantidad que anotó la terminal, la tarifa que regía ese día y el plazo con el que trabaja el transportista. Luego hay que escribir la carta. Eso es una mañana de trabajo. Así que solo las reclamaciones más grandes llegan a tenerla.
En el puerto pasa lo mismo. Retienen una entrada por un papel que falta, y empieza a correr un cargo diario. El aviso llega con todo lo demás de la noche, y cuando alguien une esa retención a la factura, el cargo lleva días corriendo.
Nada de esto es cuestión de criterio. Es un problema de reunir papeles.
Todas las pruebas ya existen en sus sistemas. Están en cuatro de ellos, en cuatro formatos, y unirlas es la parte para la que nadie tiene tiempo.
Para Quién Es Esto
Un mismo problema de reunir papeles, que llega a tres escritorios de tres maneras distintas.
- Operaciones de reclamaciones. Lo que llega hoy es un registro del transportista, un plazo de presentación y una mañana buscando todo lo demás, que es la razón por la que solo los sucesos más grandes acaban en una reclamación escrita. Lo que cambia es el principio del día. La lista son los casos que sus propios registros sostienen, ordenados, cada uno con el envío, los documentos y la diferencia de cantidad, y la carta ya redactada para que una persona la juzgue.
- Cumplimiento aduanero. Lo que llega hoy es un aviso de retención en el montón de la noche, y el cargo diario lleva días corriendo cuando alguien une por fin la retención con la factura. Lo que cambia es el momento y lo completo. La entrada, el motivo que dio la terminal y los papeles que faltan en el expediente llegan juntos, el mismo día en que se registra la retención.
- Director financiero. Lo que llega hoy es una línea de demoras en las cuentas por pagar que nadie puede atribuir a una decisión. Lo que cambia es lo que significa la cifra. El cargo que sí era evitable se muestra aparte del arancel que se debía igual, y cada reclamación que sale lleva el nombre de quien la aprobó.
Qué Ocurre En Su Lugar
Las comprobaciones corren contra sus propios registros, y la lista de la mañana es lo que esos registros dicen de verdad, ordenada y con los documentos ya adjuntos. No es un panel por el que usted tenga que ir buscando. Si no conecta nada, la lista está vacía: nunca se abre con ejemplos preparados disfrazados de sus rutas.
En la parte del puerto la aritmética es de la clase honesta. Los días que la caja lleva retenida, multiplicados por el cargo diario que figura en la entrada, y nada más. El arancel se deja fuera de esa cifra a propósito, porque el arancel se debe igual, se mueva la caja hoy o en una semana, y sumarlo inflaría la exposición por el valor de una factura que nadie evitó. Lo que se le muestra es el cargo que sí era evitable, que es un número más pequeño y más útil que el que imprime la mayoría de las herramientas.
La reclamación llega ya armada: la entrada, la retención y el motivo que se dio para ella, los documentos que faltan en el expediente, la discrepancia de cantidad si la hay, y una carta redactada. A quien revisa le queda una sola pregunta, que es la única que merece su tiempo: ¿se sostiene este caso?
Aprobarla es lo que la envía. La respuesta nombra cada paso que se ejecutó y cualquiera que no pudo ejecutarse, en vez de dar la acción entera por hecha, así que nadie se entera tres semanas después de que la presentación nunca salió. Más tarde, por qué se presentó una reclamación se responde desde el registro y no desde la memoria.
Cómo Sabrá Que Ha Funcionado
Todas las cifras de abajo son suyas, no nuestras. Anote dónde está hoy, porque el punto de partida se pierde para siempre en cuanto las cosas mejoran.
- Cuántas reclamaciones que podía presentar presenta de verdad. Tome un trimestre de los registros del transportista sobre lo que salió mal. Cuente los casos por los que podría haber reclamado. Luego cuente cuántos presentó, y si cada uno seguía dentro del plazo del transportista.
- Días entre el hecho y la presentación. Los mismos registros, medidos como una distancia y no como un total.
- Días de demora y de detención. Son los cargos diarios por quedarse con un contenedor más tiempo del que sale gratis. Tome las facturas de la terminal y del transportista, un trimestre entero, puerto por puerto. Separe los días que causa un papel de los días que causa la cola del puerto.
- Días entre el hecho y el momento en que alguien lo ve. Cuándo se anotó cada retención, frente a cuándo actuó una persona por primera vez. Pocos equipos han medido nunca esa distancia. Las demás cifras dependen de ella.
Traiga una ruta o un transportista y un trimestre de facturas.
La reclamación y la retención en puerto de arriba están dibujadas para mostrar la forma del trabajo. No son el relato de un trabajo con un cliente. Esta página no lleva tasas de recuperación, importes recuperados ni nombres de clientes: una tasa de recuperación sacada de las rutas de otro no le diría nada de las suyas.
Lo Que Un Equipo De Reclamaciones Pregunta Primero
Qué lee, quién firma y qué muestra el expediente un año después.